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2019/10/20

使用 Google 文件的「比較文獻」快速找出兩分文件修改前後差異處

一份正式文件通常會多次修改和校正,例如雙方要簽訂的合約,想知道修正版文件內容有何差別,除了逐字逐句慢慢比對,有其他省時高效率的方法嗎?Google 文件在今年新增「比較文獻」功能,能快速比對出兩份文件的差異處,自動產生對照版新文件同時保留修改前後內容。


Google 文件是線上版文書處理程式,可以使用電腦、手機或平板電腦建立/編輯文件,並與他人同時進行編輯,使用「版本紀錄」在多人協作時能看出是哪位用戶編輯文件。

「比較文獻」則不限定在 Google 文件上編輯的檔案,當收到修正版文件時,將前後兩份文件上傳進行比較,就能知道那些地方經過修改,內容上有何差異。


操作說明:
開啟 Google 文件後先上傳要進行比對的文件。


打開第一份文件進入編輯頁面,點選「工具」→「比較文獻」。


接著選擇比較文件(第二份)並按下「比較」(註:文件來源僅限 Google 雲端硬碟,此時無法上傳檔案)。


等待顯示「對照完成」,按下「開啟」就能檢視(編輯)對照版文件。


打開後標題是「1 和 2 的比較結果」,會將兩份文件的差異處標記出來,並保留修改前後的內容,差別在於第一份文件內容會加上刪除線,右側有修改建議可以選擇要使用的版本。


使用「比較文獻」會產生新的文件,返回首頁查看檔案,會有原本兩份文件以及新增對照版共三份。


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